E-Rechnungspflicht 2027: Rechnungsausgang jetzt umstellen

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ihre Ausgangsrechnungen im B2B-Bereich als strukturierte E-Rechnung versenden. Die Übergangsfrist für Papier und einfache PDF-Rechnungen endet am 31. Dezember 2026, kleinere Betriebe haben ein Jahr länger Zeit.

Die gute Nachricht: Wer die verbleibenden Monate nutzt, um Stammdaten, Rechnungsformat und Archivierung einmal sauber zu ordnen, hat danach weniger Bürozeit – nicht mehr Pflichten.

Was ändert sich bei der E-Rechnungspflicht ab 2027 konkret?

Neu ist ausschließlich der Versand. Rechnungen im strukturierten Format empfangen und verarbeiten zu können, ist bereits seit dem 1. Januar 2025 Pflicht für alle inländischen Unternehmen im Geschäftsverkehr untereinander.

Der Zeitplan im Überblick:

• Seit 2025: Jeder Betrieb muss E-Rechnungen entgegennehmen können. Eine E-Mail-Adresse dafür genügt technisch.
• Ab 1. Januar 2027: Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr (2026) müssen ihre B2B-Ausgangsrechnungen strukturiert versenden.
• Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle übrigen Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.

Wichtig für die Praxis: Eine PDF-Rechnung, die du per Mail verschickst, ist ausdrücklich keine E-Rechnung. Der Grund ist einfach – im PDF stehen die Zahlen nur als Bild oder Text auf einer Seite, nicht als auslesbarer Datensatz. Ein Buchhaltungsprogramm kann daraus nichts automatisch übernehmen. Für Rechnungen an private Endkunden ändert sich übrigens nichts, dort bleiben Papier und PDF zulässig.

Welches E-Rechnungsformat passt zu meinem Handwerksbetrieb?

Zulässig sind in Deutschland vor allem zwei Formate: XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen – die Entscheidung hängt weniger vom Format selbst ab als davon, was dein Rechnungsprogramm, dein Steuerbüro und dein Archiv sauber verarbeiten.

XRechnung – die reine Datendatei

Hier liegt die Rechnung als reiner Datensatz vor, ohne Sichtbild. Ohne passendes Programm siehst du beim Öffnen nur Datenzeilen. Vorteil: schlank, eindeutig, Standard bei öffentlichen Auftraggebern. Nachteil: Für die schnelle Sichtkontrolle im Betrieb brauchst du eine Anzeigemöglichkeit.

ZUGFeRD – PDF mit eingebettetem Datensatz

Hier bekommst du eine ganz normal lesbare PDF-Seite, in die der strukturierte Datensatz zusätzlich eingebettet ist. Vorteil: Menschen und Programme können damit umgehen, der Umstieg fühlt sich vertrauter an. Nachteil: Zwei Ebenen in einer Datei – weichen Sichtbild und Datensatz voneinander ab, gilt in der Regel der Datensatz. Sauberes Erzeugen aus einem Programm ist deshalb Pflicht, händisches Nachbearbeiten der PDF-Seite verbietet sich.

Mein praktischer Rat: Frag zuerst deinen Steuerberater, welches Format über die Schnittstelle reibungslos ankommt, und dann deine drei größten gewerblichen Auftraggeber. In vielen Fällen entscheidet sich die Frage damit von selbst.

Warum scheitert die Umstellung meist an den Stammdaten?

Der häufigste Stolperstein sind nicht die Programme, sondern die Daten dahinter. Ein automatischer Rechnungsversand blockiert bei jedem unvollständigen Datensatz – und diese Fehler kannst du heute ohne jede Software bereinigen.

Typische Baustellen im Handwerksbüro:

• Fehlende oder falsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummern bei gewerblichen Kunden.
• Unvollständige Rechnungsanschriften – etwa fehlende Hausnummer, kein Land, abweichende Schreibweisen desselben Kunden.
• Mehrere Rechnungsnummernkreise, weil die Angebots-App, die Baustellen-App und die Buchhaltung jeweils eigene Nummern vergeben.
• Uneinheitliche Leistungsbezeichnungen, sodass gleiche Positionen mal als Pauschale, mal als Einzelposition erscheinen.
• Keine hinterlegte Rechnungsempfangsadresse beim Kunden – wohin soll der Datensatz gehen?

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Elektrobetrieb schreibt für einen Bauträger die Zählerschrank-Montage ab. Die Rechnung geht seit Jahren an die Adresse der Baustelle, weil das früher am Bau so abgestimmt war. Der Datensatz einer E-Rechnung erwartet aber die Rechnungsanschrift des Unternehmens. Solche Altlasten fallen erst auf, wenn der Versand automatisch laufen soll.

Wie teste ich den E-Rechnungsversand in den nächsten zwei Wochen?

Mit einem echten Testlauf statt mit Theorie. Erzeuge eine reale Ausgangsrechnung im E-Format, verschicke sie an zwei Empfänger und lass dir schriftlich zurückmelden, ob sie fehlerfrei eingelesen wurde.

1. Bestandsaufnahme (Tag 1–2): Notiere, welches Programm heute deine Rechnungen erzeugt und ob es ein strukturiertes Format ausgeben kann. Steht das nicht in der Programmhilfe, frag den Anbieter schriftlich.
2. Stammdaten prüfen (Tag 3–7): Zieh eine Liste deiner 20 umsatzstärksten gewerblichen Kunden. Prüfe je Kunde: vollständige Rechnungsanschrift, Umsatzsteuer-ID, benannte Rechnungs-E-Mail-Adresse. Das ist Handarbeit – und genau die spart dir später Ärger.
3. Testrechnung erzeugen (Tag 8): Eine echte, kleine Rechnung im E-Format ausgeben lassen. Nicht abtippen, nicht nachbearbeiten.
4. Zwei Empfänger prüfen lassen (Tag 9–12): Sende die Datei an dein Steuerbüro und an einen größeren gewerblichen Auftraggeber. Bitte beide um eine kurze schriftliche Rückmeldung, ob der Datensatz vollständig eingelesen wurde.
5. Rechnungsadresse festlegen (Tag 13): Richte eine eigene, eindeutig benannte E-Mail-Adresse ausschließlich für Rechnungseingang und -ausgang ein und mach sie im Betrieb bekannt – auf Angeboten, in der Signatur, auf der Website.
6. Restpunkte notieren (Tag 14): Alles, was im Test gehakt hat, auf eine Liste mit Verantwortlichem und Termin. Mehr braucht es für den Start nicht.

Wie muss ich E-Rechnungen richtig aufbewahren?

Steuerlich relevantes Original ist der strukturierte Datensatz – nicht der Ausdruck und nicht die Sichtansicht. Er muss über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist unveränderbar und jederzeit lesbar abgelegt werden.

Das heißt in der Praxis:

• Ein Ausdruck im Leitz-Ordner reicht nicht aus.
• Die Datei nur im Mail-Postfach liegen zu lassen, ist ebenfalls keine ordnungsgemäße Archivierung – Postfächer werden aufgeräumt, Mails gelöscht, Mitarbeitende wechseln.
• Der Datensatz gehört in eine Ablage, in der er nicht nachträglich verändert werden kann und in der er über einen Suchbegriff wiederauffindbar ist.
• Klär mit deinem Steuerbüro schriftlich, wer archiviert: du im Betrieb, das Steuerbüro über sein System – oder beide, mit klarer Zuständigkeit.

Diese Frage kostet dich heute ein Telefonat. Bei der nächsten Betriebsprüfung kostet sie sonst Nacharbeit.

Welchen Nutzen bringt die Umstellung über die Pflicht hinaus?

Sobald Rechnungsdaten strukturiert vorliegen, lässt sich der komplette Rechnungslauf ohne Abtippen anschließen. Aus einer gesetzlichen Auflage wird damit der Anlass, den Bürotag spürbar zu entlasten.

Konkret möglich wird zum Beispiel:

• Übergabe an die Buchhaltung ohne Zwischenschritt – kein Nachtippen von Beträgen und Nummern.
• Automatische Zahlungserinnerungen, weil Fälligkeit und offener Betrag als Daten vorliegen und nicht in einer PDF-Seite stecken.
• Sauberer Mahnlauf mit klarer Reihenfolge statt Zettelwirtschaft.
• Verlässliche Auswertung, welche Aufträge tatsächlich bezahlt sind – ohne Excel-Nebenliste.

Bürokratieaufwand ist für Betriebe in den vergangenen Jahren spürbar gewachsen; in Umfragen berichten rund 80 Prozent der Unternehmen von steigenden Berichts- und Dokumentationspflichten. Umso wichtiger ist es, aus einer neuen Pflicht wenigstens eine Entlastung mitzunehmen. Genau darum geht es bei dieser Umstellung: einmal ordentlich aufräumen statt jedes Jahr neu improvisieren. Mehr zu unserem Vorgehen findest du auf nico-els.de.

Der wichtigste nächste Schritt ist klein: Nimm dir diese Woche 30 Minuten, prüfe die Stammdaten deiner 20 größten gewerblichen Kunden und erzeuge eine einzige Testrechnung im E-Format. Weitere häufige Fragen zur Umstellung beantworten wir direkt im Anschluss.