AI Act im Handwerk: KI-Kompetenz nachweisen leicht gemacht

Wer im Betrieb KI für Angebote, Terminplanung oder Kundenkommunikation nutzt, muss seit dem 2. Februar 2025 nachweisen können, dass die Mitarbeitenden über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Das schreibt die EU-KI-Verordnung (AI Act) vor. Die gute Nachricht: Für die meisten Handwerksbetriebe reicht eine einfache Schulungs- und Dokumentationsstrategie aus – ohne Anwalt und ohne zusätzlichen Bürokram.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was die Vorgabe konkret bedeutet, welche KI-Anwendungen unproblematisch sind und mit welchen drei Schritten Sie die Pflicht erfüllen.

Was bedeutet die KI-Kompetenz-Pflicht für Handwerksbetriebe konkret?

Seit dem 2. Februar 2025 verlangt der AI Act, dass jeder, der im Betrieb mit KI-Systemen arbeitet, diese auch verstehen kann. Das heißt: Ihre Mitarbeitenden sollen wissen, was die eingesetzte KI tut, wo ihre Grenzen liegen und wann eine menschliche Prüfung nötig ist.

Wichtig zu wissen: Es geht nicht um ein Zertifikat oder eine Prüfung. Gefordert ist ein angemessenes Grundverständnis – angepasst an das, wofür Sie KI tatsächlich einsetzen. Wer KI nur zum Formulieren von Angebotstexten nutzt, braucht deutlich weniger Tiefe als ein Betrieb mit komplexen automatisierten Systemen.

• Die Pflicht gilt für alle Unternehmen, die KI einsetzen – unabhängig von der Größe.
• 2026 rückt das Thema durch laufende Übergangsfristen in Innungen und Kammern stärker in den Fokus.
• Auch wenn Ihre gewohnte Branchensoftware neue KI-Funktionen bekommt, zählt das als KI-Nutzung.

Welche KI-Anwendungen im Handwerk sind unproblematisch und welche kritisch?

Die meisten alltäglichen Anwendungen im Handwerk sind unkritisch. Heikel wird es vor allem dort, wo Kameras Personen erkennen sollen. Hier die einfache Faustregel.

In der Regel unproblematisch

• KI hilft beim Formulieren von Angeboten und Leistungsbeschreibungen.
• Textvorschläge für E-Mails, Website oder Social-Media-Posts.
• Einfache Terminorganisation und Erinnerungen.
• Unterstützung bei Kalkulationen, die Sie anschließend selbst prüfen.

Vorsicht geboten

• Kameras, die Personen am Eingang oder auf der Baustelle biometrisch erkennen sollen – das kann schnell in eine hochriskante oder sogar verbotene Zone rutschen.
• Systeme, die Menschen gezielt zu Entscheidungen drängen, die sie sonst nicht treffen würden.

Praxis-Faustregel: Solange die KI Texte vorschlägt oder organisiert und ein Mensch das Ergebnis prüft, sind Sie in der Regel auf der sicheren Seite. Sobald Gesichter oder andere körperliche Merkmale automatisch erkannt werden sollen, holen Sie vorher fachlichen Rat ein.

Muss ich Kunden sagen, dass KI im Spiel ist?

Ja, in vielen Fällen besteht eine Transparenzpflicht. Wer einen Chatbot oder KI-gestützte E-Mails einsetzt, muss für den Kunden erkennbar machen, dass er nicht mit einem Menschen, sondern mit einer KI bzw. mit KI-Unterstützung kommuniziert.

Das klingt aufwendiger, als es ist. Ein kurzer, ehrlicher Hinweis reicht in den meisten Fällen aus:

• Auf der Website beim Chatfenster: ein Satz, dass hier ein automatischer Assistent antwortet.
• In der E-Mail-Signatur: ein dezenter Hinweis, dass Texte teilweise durch KI unterstützt werden.

Die Erfahrung zeigt: Kunden reagieren auf Offenheit eher positiv. Ein klarer Hinweis wirkt seriös und schafft Vertrauen – gerade im Handwerk, wo der persönliche Kontakt zählt.

Wie weise ich die KI-Kompetenz meiner Mitarbeitenden nach?

Den Nachweis erbringen Sie am einfachsten über Teilnahmebescheinigungen von Schulungen. Sie müssen dafür kein Geld in die Hand nehmen – viele Angebote sind kostenlos.

• Handwerkskammern bieten 2026 laufend kostenlose Online-Reihen zu KI-Tools für Digitalisierung und Automatisierung an. Die Sessions sind kurz und praxisnah – etwa zu Texten, Kalkulation oder Terminorganisation.
• Innungen und Mittelstandszentren verzeichnen steigende Teilnahme an solchen Webinaren – das Angebot wächst.
• Bewahren Sie jede Teilnahmebescheinigung auf. So lässt sich gegenüber Prüfinstanzen belegen, dass Kompetenz aufgebaut wurde.

Wichtig dabei: Wählen Sie Schulungen, die zu Ihrer tatsächlichen Nutzung passen. Ein Betrieb, der KI vor allem für Angebotstexte verwendet, braucht keine Spezialschulung zu automatisierter Materialplanung. Lieber kurz und passend als lang und am Bedarf vorbei.

Mit welcher einfachen Strategie erfülle ich die Pflicht ohne Mehraufwand?

Der wichtigste nächste Schritt ist überraschend simpel: Legen Sie eine Liste an, welche KI im Betrieb läuft. Damit haben Sie die Grundlage der Kompetenzpflicht bereits erfüllt – und behalten gleichzeitig den Überblick.

So gehen Sie in drei Schritten vor:

1. Bestand aufnehmen: Notieren Sie, welche KI-Anwendungen aktuell genutzt werden – vom Angebotstext-Helfer bis zur KI-Funktion in der Branchensoftware. Auch das gehört dazu.
2. Verantwortliche festhalten: Schreiben Sie zu jeder Anwendung, wer sie nutzt. So sehen Sie auf einen Blick, wer geschult werden sollte.
3. Schulung dokumentieren: Halten Sie fest, wer wann welche Schulung oder welches Webinar absolviert hat – und legen Sie die Bescheinigung ab.

Diese Liste passt auf eine einzige Seite. Aktualisieren Sie sie immer dann, wenn eine neue KI-Funktion dazukommt oder ein Mitarbeiter eine Schulung absolviert. Mehr braucht es für den Anfang nicht.

Ein ehrlicher Hinweis zum Schluss: Vermeiden Sie den "Tool-Wildwuchs". 2026 ist die Landschaft an KI-Angeboten unübersichtlich geworden – Text-KI, Bild-KI, Planungstools, Chatbots. Konzentrieren Sie sich auf die zwei, drei Anwendungen, die Ihnen wirklich Arbeit abnehmen. Das macht die Dokumentation übersichtlich und die Schulung machbar. Wer hier eine geführte Lösung statt vieler Einzeltools wählt, spart sich später viel Sortierarbeit. Mehr zum strukturierten Einstieg finden Sie auf nico-els.de.

Sie sehen: Der AI Act ist für Handwerksbetriebe machbar. Mit einer einfachen Liste und ein paar kostenlosen Schulungen sind Sie auf der sicheren Seite. Weitere Antworten auf häufige Fragen finden Sie in den FAQ unten.